2025 | czas czytania: 13 minut

Wzór List motywacyjny pracownik biurowy

Dowiedz się, jak napisać list motywacyjny do pracy w biurze na stanowisko administracyjne.

List motywacyjny do pracy biurowej ma za zadanie uświadomić rekrutującym, że kandydat:ka jest lepszy:a od setek osób, które starają się o to samo stanowisko i mają podobne kwalifikacje. Wykształcenie wyższe, znajomość pakietu Office oraz bardzo dobra obsługa komputera i innych sprzętów biurowych nie wystarczy, aby dostać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Jak napisać list motywacyjny na stanowisko administracyjne, aby przekonać do siebie przyszłego pracodawcę?

List motywacyjny na stanowisko biurowe

List motywacyjny do pracy biurowej to całkowicie oddzielny dokument rekrutacyjny, który nie może stanowić kopii CV. W curriculum vitae informacje są przedstawione w sposób zwięzły, wręcz wypunktowany. Natomiast w liście motywacyjnym na stanowisko administracyjne należy je uzupełnić. To odpowiednie miejsce, żeby opisać sytuacje, w których pracownik sprawdził się na swoim stanowisku, przedstawić dotychczasowe sukcesy, a także opowiedzieć o motywacjach związanych z pracą w określonej branży.

List motywacyjny – struktura

Pisanie listu motywacyjnego na stanowisko administracyjne lub biurowe należy zacząć od podania swoich danych kontaktowych oraz danych pracodawcy. Na samej górze dokumentu (po prawej stronie) powinna się znaleźć data i miasto, natomiast poniżej (po lewej) informacje na temat osoby starającej się o dane stanowisko – imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, nr telefonu, adres e-mail. Jeśli chodzi o dane osoby, która zajmuje się rekrutacją, lub też dane ogólne firmy, powinny się one znaleźć po prawej stronie.

Aplikacja o pracę w biurze

Wyróżniej się od pozostałych osób kandydujących i stwórz list motywacyjny i CV w jednolitym design.

Przejdź do kreatora CV

List motywacyjny — wstęp ma zachęcić do zapoznania się z dalszą treścią dokumentu

List motywacyjny pracownika administracyjnego (m/k) bądź biurowego rozpoczyna się odpowiednim zwrotem grzecznościowym. W miarę możliwości należy go zaadresować do konkretnej osoby na przykład specjalisty/specjalistki do spraw HR, kierownika/kierowniczki danego działu w firmie lub właściciela/właścicielki firmy poprzez użycie sformułowania „Szanowny Panie / Szanowna Pani”. Natomiast gdy nie są znane dokładne dane osoby rekrutującej, trzeba użyć uniwersalnego zwrotu „Szanowni Państwo”.

Zadaniem pierwszej części listu motywacyjnego pracownika administracyjno- biurowego (m/k) jest przykucie uwagi osoby rekrutującej oraz zachęcenie jej do zapoznania się z dalszą treścią dokumentu.

Na samym początku listu warto wyjaśnić, co sprawiło, że kandydat:ka interesuje się akurat tym stanowiskiem. Pomogą w tym sformułowania takie jak:

„Uważam, że jestem odpowiednim kandydatem/na tę posadę, ponieważ…”,
„Spełniam wszystkie wymagania zawarte w ofercie pracy — potrafię…”,
„Opanowałem/umiejętności niezbędne na tym stanowisku, takie jak…”,
„Jestem osobą…, dzięki czemu dobrze poradzę sobie z wyzwaniami, które niesie praca jako …”.

Środkowa część listu motywacyjnego

Niezależnie od tego, kto pisze list motywacyjny – referent:ka, asystent:ka, archiwista:tka czy też student:ka bez doświadczenia zawodowego – najważniejszą część dokumentu stanowi jego środek. W tym miejscu należy rozwinąć wszystkie informacje podane w CV do pracy w biurze , zarówno związane z wykształceniem, jak i doświadczeniem zawodowym, a także te dotyczące kwalifikacji i umiejętności. Najlepszym argumentem, który przekona przyszłego pracodawcę, że kandydat:ka jest najlepszym/najlepszą z możliwych na to stanowisko, są twarde dane – powinno się zatem przedstawiać sukcesy w liczbach.

Oto przykłady:

„zaproponowałam w firmie X wdrożenie zautomatyzowanego narzędzia do e-mail marketingu, dzięki czemu koszty związane z obsługą mailową klientów uległy znaczącej redukcji”

„ukończyłem 2-dniowe szkolenie »Pracownik administracyjno-biurowy z MEN«”.

Pisząc list motywacyjny do pracy biurowej bez żadnego doświadczenia, należy się skupić przede wszystkim na praktycznych umiejętnościach, kompetencjach miękkich oraz wykształceniu. Można wspomnieć o dodatkowej aktywności poza studiami, np. kołach naukowych, wolontariatach, działalności sportowej lub artystycznej. W wielu przypadkach istotnym atutem okazuje się również praca dorywcza podejmowana w okresie wakacyjnym. Natomiast w przypadku osoby doświadczonej istotne będą przede wszystkim sukcesy w poprzednich miejscach pracy, a także konkretne umiejętności twarde, które są związane z wymaganiami stawianymi wobec pracownika i w realny sposób pomogą w firmie.

Zakończenie listu powinno wyrażać chęć spotkania

Odpowiednie zakończenie listu motywacyjnego pracownika biurowego (m/k) to wisienka na torcie. Na samym dole dokumentów należy wykazać gotowość do spotkania oraz podjęcia pracy na nowym stanowisku. W tym celu można sparafrazować następującą formułkę: „Liczę na to, że będę mieć możliwość zaprezentowania się z jak najlepszej strony na rozmowie kwalifikacyjnej”. Obowiązkowe jest też użycie zwrotów grzecznościowych takich jak na przykład „Z wyrazami szacunku”. List motywacyjny powinien również wieńczyć własnoręczny podpis.

List motywacyjny — pracownik biurowy (m/k) — wzór

Oto wzór listu motywacyjnego pracownika biurowego:

Poniższy list motywacyjny do urzędu został stworzony przy pomocy szablonu CV z ukośnymi paskami.

Wzór listu motywacyjnego do pracy w biurze

PRACOWNIK BIUROWY (M/K)

Szanowni Państwo,

porządek w dokumentach, optymalizacja procesów i organizacja biura – to jest to, czego szukam. Zmoim 5-letnim doświadczeniem spełniam wszystkie wymagania zawarte w ofercie pracy, dlatego uważam, że jestem odpowiednią kandydatką na stanowisko pracownika biurowego w Państwa firmie.

Po uzyskaniu tytułu magistra administracji na Uniwersytecie Wrocławskim podjęłam tam zatrudnienie w Dziekanacie Studiów Stacjonarnych Wydziału Nauk Historycznych i Pedagogicznych, a po 3 latach postanowiłam założyć własną działalność gospodarczą, by móc pracować na własny rachunek jako wirtualna asystentka.

Praca na Uniwersytecie Wrocławskim dała mi bardzo wiele — sprawdziłam się nie tylko w zakresie obsługi administracyjnej na uczelni, ale również zdobyłam cenne doświadczenie związane z ewidencją i umawianiem spotkań. Natomiast prowadzenie własnej działalności gospodarczej nauczyło mnie nie tylko dużej samodzielności w działaniu, lecz także pozyskiwania i utrzymania klientów, jeszcze lepszego zarządzania sobą i czasem, a ponadto przyjmowania pełnej odpowiedzialności za powierzone zadania.

Dlaczego uważam, że warto zatrudnić mnie na stanowisku pracownika biurowego w McKinsey & Company? Wyróżniam się kompetencjami takimi jak: staranność, pozytywne nastawienie do obowiązków oraz wysoki poziom kultury osobistej. Jestem też osobą opanowaną, dobrze zorganizowaną oraz odporną na stres. Poza bardzo dobrą obsługą urządzeń biurowych, mogę się pochwalić również bardzo dobrą znajomością oprogramowania MS Office.

Liczę na to, że będę miała możliwość zaprezentowania pełni swoich możliwości podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Z poważaniem

Joanna Rączka

Wzór listu motywacyjnego —nie kopiuj w całości

Po wpisaniu w Google frazy „list motywacyjny przykład pracownik biurowy” ukaże nam się wiele wzorów dokumentów rekrutacyjnych. Warto się nimi zainspirować, jednak nie należy kopiować ich 1:1, lecz spersonalizować tak, aby list motywacyjny był dostosowany do ogłoszenia o pracę. Dużym błędem jest na przykład wysyłanie tego samego listu motywacyjnego ze zmienionymi danymi firmy. Natomiast jeszcze większą pomyłką będzie, kiedy przez nieuwagę adresat:ka nie zostanie zaktualizowany/a i do treści listu motywacyjnego wkradnie się chochlik w postaci nieprawidłowej nazwy firmy.

Nie popełniaj tych błędów w liście motywacyjnym

List motywacyjny dla pracownika biurowego (m/k) należy dokładnie sprawdzić przed jego wysłaniem — najlepiej poddać dokument korekcie pod kątem błędów ortograficznych interpunkcyjnych, stylistycznych oraz językowych. W przypadku gdy brak pewności, czy list motywacyjny został skonstruowany prawidłowo, można zwrócić się o pomoc do bardziej doświadczonej osoby, doradcy zawodowego lub nawet kogoś z urzędu pracy. Taka osoba szybko wychwyci, czy aplikacja o pracę zachwyci rekrutera, czy też raczej zostanie szybko odrzucona.

Inne błędy, których nie należy popełniać podczas pisania listu motywacyjnego na stanowisko biurowe, to:

brak czytelności – dotyczy to zarówno listów motywacyjnych pisanych odręcznie, jak i na komputerze (warto przypilnować, aby czcionka miała odpowiedni rozmiar i była wyraźna),
brak estetyki – list motywacyjny ma bardzo ściśle określoną strukturę. To nie portfolio, tutaj nie ma miejsca na zdjęcia ani kwiecisty styl pisania.

Tego nie wolno robić W liście motywacyjnym pracownika biurowego (m/k):

krytykować poprzedniego pracodawcy,
nawiązywać do sytuacji osobistej i argumentować w ten sposób swojej kandydatury,
nadmiernie się rozpisywać lub wręcz przeciwnie — tworzyć listu motywacyjnego, który składa się z kilku krótkich zdań, z uwagi na fakt, że kandydat nie ma zbyt wielkiego doświadczenia zawodowego;
zdradzać tajemnic firm, w których pracował:a kandydat:ka.

Poza wymienionymi powyżej błędami bardzo ważną rolę odgrywa odpowiedni format pliku. Dokumenty rekrutacyjne, w tym także list motywacyjny, najlepiej wysłać w formacie PDF. Jako nazwy koniecznie trzeba użyć swojego imienia i nazwiska, tak aby podanie o pracę nie zaginęło w odmętach dysku twardego potencjalnego pracodawcy. Natomiast jeśli chodzi o klauzulę, nie trzeba jej dodawać do listu motywacyjnego, natomiast należy dopilnować, aby zgoda RODO została umieszczona w CV pracownika biurowego.